1. Emailben jön
2. Levelezőből kell közvetlenül feldolgozni

A munkám jelentős része projekt menedzsment, egy része kreatív munka, illetve a cég működtetésével járó egyéb feladatok, üzletfejlesztés, stb. A Rememberthemilk+Gmail páros kivállóan alkalmas volt arra, hogy a meglévő feladatokat összegyűjtsem és rendszerezzem, de egy idő után az együttműködésük annyira megbízhatatlanná vált  a Gmail folyamatos változása miatt, hogy leszoktam róla. Rövid kitérőt tettem a Gmail Task felé, de nem tudot olyan alapvető funkciókat amik nekem nagyon hasznosak, például a prioritások kezelését, illetve bizonyos feladatcsoportok fókuszba helyezését.

Jelenleg a következő technikát használom:

Gmail levelező - Továbbra is ez a világ legjobb levelezője, egyszerű, gyors jól szinkronizálható szinte minden eszközzel, vettem hozzá 2000 Ft-ért évi 2x giga tárhelyet, hogy ne legyen ezzel állandó problémám, levelezésre tökéletes.

Pomodoro technika - Ez egy időmenedzsment technika, ami egy olasz fickó talált ki még a 90-es években. A modell laza - mégis valahol igen szigorú - keretek közé sorolja a munkával kapcsolatos feladatvégzést. Aki ezt a technikát használja, 25 perces ritmusokban dolgozik, néhány perces megszakításokkal és az egyes 25 perces szekvenciákat - pomodoro-kat - nem szakítja meg semmilyen külső - hívás -, vagy belső - "meg kell néznem a Facebook-ot" - ingerekkel. A pomodora felbonthatatlan, megfelezhetetlen, szent dolog. A pomodoro-kat fel kell jegyezni, így pontosan látod, hogy aznap nagyjából mennyi "hasznos" időt töltöttél munkával. Egy ideje használom már és rendkívüli mértékben rávilágított a munkavégzésemmel kapcsolatban néhány alapvető hibára. Mindenképpen ajánlom bárkinek - legalább egy hétig csinálni -, aki szeretné jobban megérteni, hogy mire megy el naponta az ideje, ebből mennyi valódi munka. Számomra megdöbbentő volt, hogy néhány perces szünetek és egyéb olyan aktivitások amikre már aznap este sem emlékszem, mennyi időt visznek el egy napból. A pomodoro  technika ezt segít feltérképezni és "optimalizálni", egyébként meg rendszerességet visz a mindennapi munkába, az egész nagyjából 30 perc alatt elsajátítható, 1 óra alatt elindítható és kb. 1 hét mire az ember megtanulja rendesen használni.

 

Things - elkezdtem használni a Things nevű feladatkezelőt, mert pontosan azt tudja, amit a Rememberthemilk, csak szebben, gyorsabban és jobban. A legjobb tulajdonsága a programnak, hogy billentyűzetről indítható panelen keresztül azonnal tölthető feladattal, illetve emailből és weboldalakról is meghívható, az email linkjével és címével együtt hozható létre feladat, ami rendkívül alkalmassá teszi az emailben érkező feladatok kezelésére. A feladatkezeléssel kapcsolatos elvárásaim rendkívüli mértékben csökkentek, rájöttem, hogy nem tudok nagy mennyiségű projekttel kapcsolatos feladatot rendszerezve kezelni anélkül, hogy ne kezdene szétesni és haszontalanná válni, ezért a lehető legkevesebb rendszerezéssel gyűjtöm a feladatokat. Prioritásokat, nagyobb projekteket adok meg, egyébként egy nagy lista az egész.

Highrise - Az ügyvezetés része, hogy munkatársakkal kell napi szinten egyeztetni, feladatokat delegálni. Azokat a feladatokat, amik közösen kezelt ügyfelekhez kötődnek és/vagy munkatársaknak vannak delegálva, azokat ide teszem fel, ezzel a napi megbeszélés egyszerűsíthető, sőt jelentős része kiiktatható, a személyes megbeszéléseket próbálom az adminisztratív teendők helyett olyan dolgokra fókuszálni, amikhez valóban szükség van személyes megbeszélésre.

Dropbox + Docs - Minden digitális dokumentummal járó dolgot felteszünk dropbox-ba, számláktól kezdve ajánlatokig, ezt szinkronizáljuk keresztbe, én ajánlatokhoz és a pomodoro-k rögzítéséhez használom a Google Docs-ot is.

A rendszer kísérleti jelleggel működik, eddig nagyon jól. Ti miket használtok?